FUNGSI SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN

FUNGSI SISTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pekerjaan yang harus dicapai dalam sebuah organisasi, haruslah melalui kepemimpinan yang efektif, perencanaan dengan hati-hati, terorganisir, dan terkendali. Setiap pengelola departemen sebagai administrator yang harus menerapkan pekerjaan yang efektif.

Elemen kunci dalam fungsi AOS (Sistem Administrasi Perkantoran) dan hubungan timbal baliknya menekankan peran utama dalam mengelola personil, mengawasi, dan melakukan pekerjaan. Semua unsur yang diatur dengan seperangkat kontrol, baik itu dengan kebijakan, aturan, tujuan, prosedur, program komputer untuk pengolah data, anggaran, dan berbagai teknik evaluasi digunakan untuk memastikan bahwa sistem tercapai tujuannya.

1.      Sistem Utama Administrasi Perkantoran

Fungsi utama administrasi dari bisnis meliputi pembelian, penjualan, produksi, keuangan, laporan, dan sumber daya manusia. Di samping itu, biasanya terdapat fungsi administratif yang terpisah yang mengelola pelayanan kantor secara umum. administrasi perkantoran.

Dalam pengoperasian setiap departemen, manajer mengembangkan beberapa urutan prosedur untuk menyelesaikan pekerjaan. Sebuah prosedur  berbagai pengoperasian untuk menangani transaksi berkala secara merata dan konsisten. Misalnya, dalam sistem pembelian, ada berbagai prosedur dibentuk untuk menangani masing-masing subsistem.

2.      Tujuan (Sasaran) dalam Sistem Administrasi Perkantoran

Karyawan bertanggung jawab dalam fungsi AOS yang diharapkan mencapai tujuan organisasi yaitu: untuk perencanaan, inovasi produk, pengoprasian, dan sistem kontrol yang menghasilkan produktivitas tinggi dengan biaya yang serendah mungkin. Biasanya, tujuan nyata ini dapat diidentifikasi sebagai berikut:

a.      Penyerahan informasi terbaik untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, pada biaya minimal (sedikit), dan keputusan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat memperbaiki proses pengambilan keputusan.

b.      Menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau duplikasi perkerjaan.

c.       Memastikan keamanan, kurangi pekerjaan yang melelahkan.

d.    Pengotomatisasi yang berulang-ulang, di saat melakukan tugas rutin menggunkan peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, lebih ekonomis, dan lebih handal.

e.       Membangun cara yang efisien

f.        Memperbaiki tanggung jawab untuk kinerja yang memuaskan.

g.     Memberikan pelatihan yang memadai bagi karyawan dan pengawasan untuk menjamin kinerja yang lebih baik.

h.      Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua pengguna sistem.

Karena tujuan-tujuan tersebut berhubungan dengan semua tahapan dari sistem, ada banyak variasi sistem penelitian yang diperlukan. Seperti penelitian yang meliputi dokumen manajemen (bentuk desain dan kontrol, catatan dan laporan pengontrolan, korespondensi penelitian, dan prosedur pengembangan dan analisis), arus kerja, pengukuran kerja, peralatan dan pemanfaatan karyawan, serta penjadwalan kerja dan evaluasi. Sebuah penelitian sistem yang komprehensif memerlukan ketrampilan tingkat tinggi dan pengalaman kerja yang luas dari manajer kantor  tidak hanya semua proses pekerjaan teknis tetapi juga yang lebih penting , sikap dasar orang terhadap penilaian diri mereka sendiri, para pengawas, dan para pekerja. Agar efektif, sebuah penelitian sistem harus menuju kepada kondisi kerja yang lebih baik dan lebih efisien melalui prestasi kerja yang terkonsentrasi, analisis pendekatan untuk pemecahan masalah. Seperti melakukan perbaikan sistem operasional, menghilangkan kelemahan yang ditemukan di banyak kantor.

3.     Permasalahan Sistem

Jika setiap tujuan yang telah dibahas sebelumnya secara konsisten dapat dicapai, tidak akan ada sistem permasalahan. Dalam dunia nyata, sistem permasalahan selalu ada. Oleh karena itu, penting mengidentifikasi sistem permasalahan agar staf  kantor dapat mengambil langkah-langkah untuk mendapatkan solusinya.

Sistem Permasalahan Kantor dan Contohnya

Jenis Permasalahan	Contoh
1.      Organisasi secara umum	Biaya tinggi, produktivitas rendah, pemborosan, keuntungan yang rendah, struktur organisasi yang buruk.
2. Berhubungan dengan pengelolaan	Penempatan personil tidak sesuai dengan keahlian, kesulitan dalam menentukan tanggung jawab, kurangnya interaksi dengan pekerja, kegagalan dalam kepemimpinan.
3.      Kondisi pribadi individu	Kurangnya motivasi, keterlambatan dan ketidakhadiran pekerja, moral yang rendah, meningkatnya masalah interpersonel dalam pekerjaan.
4.      Sistem informasi	Kurangnya kontrol atas pembuatan catatan, alur pekerjaan yang tidak efektif, kerangnya pengetahuan tentang informasi yang dibutuhkan perusahaan, keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan, kerja lembur yang berlebihan.

Sumber : http://ermawatirahma.blogspot.com/p/sistem-administrasi-perkantoran.html